Als je debiteuren niet betalen, kan dat hele vervelende situaties opleveren. Natuurlijk kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau kan een vordering vaak alsnog snel voor je innen. De debiteur merkt dan dat je het meent en dat hij of zij geen andere keuze heeft dan de rekening alsnog te betalen. Maar het is natuurlijk nog fijner als je niet eens een incassobureau hoeft in te schakelen. Daarom geven we je in deze blog een aantal handige tips hoe je dit kunt voorkomen.
Maak goede afspraken met de klant
Ten eerste is het belangrijk om goede afspraken te maken met de klant. Als er bijvoorbeeld onduidelijkheden in de betalingsvoorwaarden zijn, kan het voorkomen dat klanten hierdoor niet betalen. Vooral als het meerdere malen voorkomt dat verschillende klanten hun rekening niet betalen, is het verstandig om eens na te gaan of de gemaakte afspraken wel duidelijk zijn. Communiceer deze afspraken in de algemene voorwaarden, op bestelformulieren, aan het personeel, bij bestellingen en bij balies. Zo weet je zeker dat iedereen op de hoogte is van de juiste betalingsvoorwaarden en dat het probleem hier niet aan kan liggen.
Wees zorgvuldig met nieuwe klanten
Een nieuwe klant is natuurlijk altijd welkom. Het binnenhalen van nieuwe klanten is immers belangrijk voor de voortgang van je bedrijf. Maar het is wel belangrijk om zorgvuldig om te gaan met nieuwe klanten. Een nieuwe klant die niet betaalt kost je namelijk alleen maar tijd en geld, in plaats van dat het je geld oplevert. Controleer dus goed bij de KvK met wie je zaken gaat doen en check cijfers zoals het eigen vermogen en de ouderdom van het bedrijf. Als je twijfelt over de cijfers van het bedrijf, kun je de nieuwe klant bijvoorbeeld vooruit laten betalen.
Administratieve efficiëntie
Ook administratieve efficiëntie kan de oorzaak zijn van debiteuren die maar niet betalen. De facturen kunnen dan niet op een correcte manier door de debiteur worden verwerkt. Zorg dus altijd voor een foutloze factuur en verstuur deze op tijd. Vermeld alle belangrijke gegevens op de factuur, zoals uw gegevens, de gegevens van de klant, een ordernummer en de contactpersoon. Ook is het slim om te kiezen voor een order- en ontvangstbevestiging. Bewaar deze en stuur een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
Toch een incassobureau inschakelen
Als de rekeningen nog steeds niet worden betaald, kan het toch verstandig zijn om een incassobureau in te schakelen, bijvoorbeeld het incassobureau van RechtNet Advocaten. Een incassobureau kan je helpen om de factuur betaald te krijgen, maar dan moet je wel kiezen voor een goed incassobureau. Ga dus op zoek naar referenties, check het keurmerk, ga na wat de werkwijze precies is en hoe de tarieven worden opgebouwd.